Anne-Sophie Wira est en charge d’accompagner les enseignants-chercheurs de l’EM Strasbourg dans l’organisation de manifestations scientifiques. Nous l’avons interviewée sur ses missions et sur les événements qui auront lieu sur la période 2022-2023.
Bonjour Anne-Sophie, pouvez-vous vous présenter brièvement ?
Je travaille au sein du service recherche de l’EM Strasbourg depuis plusieurs années. Je m’occupe principalement de la coordination des évènements dédiés à la recherche et du programme des professeurs invités.
En binôme avec ma collègue Anaëlle Gueth, nous servons d’appui aux enseignants-chercheurs qui souhaitent organiser des manifestations scientifiques : congrès, workshop, journées d'études, séminaires...
Quels sont les objectifs liés à ces événements ?
L’EM Strasbourg a pour objectif de développer son attractivité académique grâce à sa politique recherche qui inclue notamment un recrutement régulier, une valorisation des publications dans des revues reconnues, la création de clusters et l’organisation d’évènements.
L’organisation d’événements scientifiques nationaux et internationaux contribue à favoriser les échanges entre enseignants-chercheurs et la transmission de savoirs relatifs aux grands domaines des Sciences de gestion.
Ces événements dédiés à des thématiques spécifiques permettent de s’ancrer dans divers réseaux académiques et de faire découvrir l’excellence de nos laboratoires de recherche. De ces rencontres découlent souvent des collaborations qui, pour la plupart, sont amenées à se pérenniser.
Pour certains congrès, une partie pédagogique est parfois inclue en faisant participer des étudiants de l’école (notamment sur des évènements avec des thématiques liés à leur spécialisation).
Quel est votre rôle plus précisément ?
En premier, l'enseignant-chercheur élabore le contenu scientifique de l’événement (thématique, conditions de soumissions, comités, calendrier, appel à communications, etc.). Sur cette base, nous les aidons à identifier les étapes, à choisir les prestations et les modes de communication. Ensuite, nous prenons en charge l’aspect logistique : réservations, inscriptions, déplacements, repas, gestion, accueil, etc.
Lorsque les demandes sont trop nombreuses, surtout dans le cas des congrès de grande envergure, nous avons la possibilité de travailler en collaboration avec la Cellule Congrès de l'Université de Strasbourg (prise en charge des logements ou des inscriptions payantes par exemple).
Quelles sont les grandes étapes du processus d'organisation ?
Chaque manifestation nécessite plusieurs mois de préparation afin d’assurer le bon déroulé le jour J.
En partant des informations fournies par l’enseignant-chercheur et/ou le comité d’organisation, nous allons préparer un rétroplanning et un budget prévisionnel pour l’événement. L’appel à communications sera ensuite diffusé sur le site de l’école et au sein des réseaux académiques. Le comité d’organisation est en charge de la gestion des soumissions et souvent des inscriptions payantes également.
En parallèle, nous préparons des propositions pour les prestations (salles, dîner de gala, sorties culturelles, goodies,...) et les fournisseurs (hôteliers, restaurateurs, traiteurs,...). Une fois ces propositions validées par le comité d’organisation, nous pouvons alors prévoir la logistique de l’événement : besoins humains, matériels, audiovisuels, informatiques, etc.
Divers supports de communication (mini-site, flyer, teaser, programme, actualités, etc.) seront diffusés tout au long de la période de préparation.
Le jour de l’événement, nous prêtons une attention toute particulière à l’accueil des participants, à la supervision de l’équipe logistique et des prestataires, à la gestion des imprévus, ainsi qu’au bon respect du programme. Cette exigence nous permet de recevoir un retour d’expérience positif et de créer des partenariats durables.
Quels sont les événements prévus prochainement ?
Voici le calendrier prévisionnel des prochaines manifestations :
- Novembre 2022 : Workshops EIASM, porté par Laura Georg-Schaffner (HuManiS)
- Décembre 2022 : 4ème Journée de la Relation à la Marque dans un Monde Connecté, porté par Claire Roederer, responsable de la Chaire Expérience Client
- Avril 2023 : Congrès thématique vente, porté par Michel Klein (HuManiS)
- Juin 2023 : 13ème Congrès de l'AEI, porté par Anaïs Hamelin (LaRGE)
- Juin 2023 : Congrès AIMS, porté par Thierry Nobre (HuManiS)
- Juillet 2023 : Workshop Wine and Tourism, porté par Coralie Haller, responsable de la Chaire Vin et tourisme
- Octobre 2023 : Workshop avec la Banque de Finlande et Fordham University, porté par Laurent Weill (LaRGE)